Cele Polityki Ochrony Danych Osobowych

Centrum Kształcenia Ustawicznego „Fræðslunetið” kładzie w swojej działalności nacisk na znaczenie poufności i bezpieczeństwa w sposobie przetwarzania danych osobowych. Polityka Ochrony Danych Osobowych ma za zadanie wyjaśnić kwestie dotyczące rodzaju gromadzonych danych, sposobu ich wykorzystywania oraz dostępu do nich. Polityka Ochrony Danych Osobowych ma także służyć wzajemnemu zrozumieniu wszystkich usługobiorców Fræðslunetið, jak i jego pracowników, członków zarządu czy kontrahentów. Polityka Ochrony Danych Osobowych opiera się na przepisach ustawy nr 90/2018 o ochronie i przetwarzaniu danych osobowych oraz rozporządzeniu Unii Europejskiej nr 2016/679 RODO) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz w sprawie swobodnego przepływu takich danych. Polityka Ochrony Danych Osobowych obowiązuje w stosunku do wszystkich usług świadczonych przez Fræðslunetið oraz osób, które faktycznie świadczą usługi w imieniu Fræðslunetið.

Działalność Fræðslunetið:

Fræðslunetið to centrum kształcenia ustawicznego Islandii Południowej świadczące usługi w następujących dziedzinach:
• Świadczeniodawca z ramienia Centrum Kształcenia Federacji Pracodawców “Fræðslumiðstöð atvinnulífsins”. Usługi w zakresie doradztwa zawodowego, ocena umiejętności oraz kształcenie ustawiczne na podstawie zatwierdzonych programów nauczania Centrum Kształcenia Federacji Pracodawców.
• Świadczeniodawca z ramienia Centrum Edukacji „Fjölmenntun”. Świadczeniodawca w dziedzinie kształcenia dorosłych osób niepełnosprawnych.
• Świadczeniodawca z ramienia Narodowego Centrum Badań „Rannís”. Usługi w zakresie nauczania języka islandzkiego jako języka obcego dla imigrantów.
• Świadczeniodawca z ramienia Centrum Rehabilitacji Zawodowej „VIRK”, Centrum Rehabilitacji Zawodowej Islandii Południowej „Birta” oraz Urzędu Pracy „Vinnumálastofnun”. Świadczeniodawca w dziedzinie środków pomocy oraz organizacji kursów dla świadczeniobiorców rehabilitacji zawodowej.
• Świadczeniodawca różnego rodzaju usług dla przedsiębiorstw w formie szkolenia, doradztwa czy przeprowadzania analizy.
Fræðslunetið to organizacja non-profit, której działalność nie opiera się na generowaniu zysku, będąca własnością wielu stowarzyszeń, gmin i przedsiębiorstw Islandii Południowej. Działalność Fræðslunetið opiera się na umowie o świadczenie usług zawartej z Centrum Kształcenia Federacji Pracodawców oraz przepisach ustawy o kształceniu ustawicznym nr 27/2010. Fræðslunetið jest ponadto akredytowanym podmiotem w dziedzinie kształcenia przez Ministerstwo Oświaty i Kultury.

Gromadzenie i używanie danych osobowych przez Fræðslunetið:

Przetwarzanie danych osobowych przez Fræðslunetið odbywa się zgodnie z wyraźnie sformułowanymi celami i jest prawnie uzasadnione zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Fræðslunetið przykłada wagę do tego, aby przetwarzanie danych osobowych nie odbywało się w większym stopniu, niż to konieczne.
Dane umożliwiające identyfikację to dane wykorzystywane w bezpośredni lub pośredni sposób w celu identyfikacji lub kontaktu z daną osobą. Danych nie będących danymi umożliwiającymi identyfikację nie uważa się za dane osobowe.
Wymagania nowej ustawy o ochronie danych osobowych są m.in. bardzo restrykcyjne w stosunku do przetwarzania wrażliwych danych osobowych. Wrażliwe dane osobowe mogą dotyczyć np. stanu zdrowia, wyznania, członkostwa w związku zawodowym, orientacji seksualnej oraz narodowości. W związku ze swoją działalnością Fræðslunetið gromadzi w pewnych sytuacjach wrażliwe dane osobowe.
Fræðslunetið przetwarza następujące dane osobowe:
• Dane umożliwiające identyfikację: imię i nazwisko, numer ewidencyjny, adres e-mailowy, numer telefonu oraz adres zamieszkania.
• Dane na temat członkostwa w związkach zawodowych
• Dane z Krajowego Rejestru Karnego
• Dane na temat stanu zdrowia
• Dane na temat płci
• Dane z karty płatniczej
• Dane na temat nauki / wykształcenia
• Dane na temat obecności / frekwencji na zajęciach
• Dane na temat kontaktów z Fræðslunetið
• Informacje techniczne na temat użytkowania strony internetowej Fræðslunetið – adres IP, ustawienia języka, ustawienia przeglądarki, ustawienia strefy czasowej i in.
• Dane geograficzne – lokalizacja geograficzna
Fræðslunetið używa i przetwarza dane osobowe w następujących celach:
• Udzielanie klientom informacji na temat ukończonych szkół lub kursów we Fræðslunetið;
• Rozpatrywanie wniosków o przyjęcie do szkoły lub na inne zajęcia edukacyjne;
• Przeprowadzanie oceny umiejętności;
• Prowadzenie działalności: wystawianie rachunków, dokonywanie płatności dla kontrahentów oraz przyjmowanie płatności kartą płatniczą;
• Rejestrowanie i przeprowadzanie konsultacji z doradcą zawodowym;
• Prowadzenie rejestru obecności, ocen, wyników w nauce oraz wystawianie świadectw ukończenia szkoły (powyższe dane zapisuje i zachowuje się w Systemie „Inna”);
• W związku z pracą działu kadr;
• W związku z umowami zawartymi z kontrahentami usług edukacyjnych;
• W celach marketingowych.

Świadoma zgoda klientów i pracowników:

Przetwarzanie pewnych danych osobowych jest niezbędne, gdy klienci dokonują zapisu we Fræðslunetið na zajęcia edukacyjne. Zapisy osób do szkoły odbywają się na stronie internetowej Fræðslunetið, gdzie należy zaznaczyć oświadczenie o zaznajomieniu się z Polityką Ochrony Danych Osobowych obowiązującą we Fræðslunetið. Politykę Ochrony Danych Osobowych przedstawia się wszystkim osobom korzystającym z doradztwa, uczestniczącym w ocenie umiejętności czy korzystającym z usług edukacyjnych w ramach szkolenia pracowników danego przedsiębiorstwa. Pracownicy i kontrahenci świadczący usługi dla Fræðslunetið poświadczają swoim podpisem, iż zapoznali się z Polityką Ochrony Danych Osobowych.

Strona internetowa i media społecznościowe:

Strona internetowa Fræðslunetið gromadzi różne dane dotyczące bezpieczeństwa strony oraz adresu IP użytkowników. Ponadto strona internetowa używa ciasteczek internetowych gromadzących dane na temat aktywności, częstotliwości odwiedzania strony i in. Na stronie internetowej u użytkowników pojawiają się wyskakujące okienka z propozycją zatwierdzenia przetwarzania takich danych.
Fræðslunetið korzysta z mediów społecznościowych w celu przekazywania wiadomości na temat swojej działalności oraz ogłaszania swoich usług. W przypadku publikowania danych identyfikacyjnych, np. zdjęć, w każdym przypadku występuje się do zainteresowanej osoby z prośbą o wyrażenie uprzedniej zgody.
Przekazywanie danych osobowych osobom trzecim:
W pewnych sytuacjach Fræðslunetið będzie musiało przekazać dane osobowe osobom trzecim, np. w związku z umowami z interesariuszami, wnioskami urzędowymi, świadczeniem usług dla Fræðslunetið przez kontrahentów, przechowywaniem danych cyfrowych w centrach danych, postępowaniami sądowymi oraz w związku z ustawami czy rozporządzeniami.
Fræðslunetið przywiązuje wagę do tego, aby dane osobowe nie były przekazywane osobom trzecim, z wyjątkiem sytuacji, w których Fræðslunetið obowiązuje umowa zawarta z zainteresowanym na temat sposobu przetwarzania danych osobowych.

Przechowywanie danych osobowych:

W związku z charakterem swojej działalności Fræðslunetið musi przechowywać różne dane osobowe zgodnie z ustawą o kształceniu ustawicznym nr 27/2010. Ponadto Fræðslunetið przechowuje różne dane osobowe mające związek z pracą działu kadr, przekazywaniem informacji do Ministerstwa Oświaty i Kultury oraz innych podsumowań danych w celach marketingowych i rozwojowych. Dane osobowe przechowuje się w formie elektronicznej w bazie danych „INNA”, w formie elektronicznej w centrach danych Microsoftu oraz centrach danych 1984, a także wydrukowane w zamkniętych szafkach.

Prawo osób fizycznych:

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych osoby fizyczne mają prawo dostępu do przechowywanych na ich temat danych osobowych. Ponadto w niektórych przypadkach osoba fizyczna może zgłaszać uwagi dotyczące dokonania korekty danych osobowych na swój temat, przesłania ich lub usunięcia.

Zapytania:

W przypadku otrzymania przez Fræðslunetið zapytania, skargi czy uwagi na temat Polityki Ochrony Danych Osobowych lub przetwarzania danych sprawą zajmuje się dyrektor lub inspektor ochrony danych.

Aktualizacja Polityki Ochrony Danych Osobowych:

Niniejsza Polityka Ochrony Danych Osobowych jako integralna część Księgi Jakości Centrum Kształcenia Ustawicznego „Fræðslunetið” jest regularnie aktualizowana. Zmiany Polityki Ochrony Danych Osobowych mogą być przedstawione bez wcześniejszego powiadomienia.

Wydanie I ‒ listopad 2018 r.